Případová studie vznikla s Markem Bouškou, ředitelem hotelu – https://www.linkedin.com/in/bouskamarek/

Resort Maximus

Booking Engine Channel Manager Voucher Shop Hotelové CMR

Od změny systému k silnějšímu prodeji

Maximus Resort je čtyřhvězdičkový wellness a konferenční resort u Brněnské přehrady, který kombinuje individuální pobyty, dárkové balíčky a firemní akce v rámci jednoho provozu. Díky kombinaci přírodní lokality, špičkového zázemí a kvalitního servisu patří mezi nejvyhledávanější resorty na Jižní Moravě a zároveň je dlouhodobě hodnocen jako jeden z nejlepších wellness hotelů v České republice. Jeho obchodní model stojí na kombinaci přímých rezervací, propracovaných pobytových balíčků, dárkových voucherů a individuálně zpracovávaných poptávek.

Základní informace Název resortu: Resort Maximus Počet pokojů: 106 pokojů / až 241 osob o klientovi Typ ubytování: Resort s wellness & Specifické služby:  Wellness & Spa Infinit Maximus, konferenčním zázemím pobytové balíčky, restaurace, kongresové centrum

Počáteční spolupráce a rozhodnutí ke změne

Právě na tomto typu provozu je dobře vidět, jak může správně nastavený (Bookolo) booking engine, práce s balíčky, automatizace nabídek i voucherový prodej podpořit přímé rezervace a zjednodušit provoz.

Resort Maximus dlouhodobě fungoval na jiném rezervačním řešení, které už přestávalo stačit rozsahu jeho nabídky i provozním potřebám. S rostoucí nabídkou wellness balíčků, dárkových pobytů a individuálních požadavků hostů narážel resort na limity daného řešení. Největším problémem byla omezená flexibilita systému a finančně velmi náročné úpravy na míru.

„Chtěli jsme modernější a flexibilnější řešení, které bude lépe odpovídat našim provozním i obchodním potřebám. Hlavní problém byla téměř nemožnost, nebo neuvěřitelná finanční náročnost jakýchkoliv úprav na míru. Bookolo nás zaujalo intuitivností, funkcemi i osobním přístupem.“

Resort Maximus zároveň narážel na pomalejší reakce při řešení požadavků.

„Vnímali jsme menší flexibilitu systému a pomalejší, nebo žádné reakce při řešení požadavků. Některé úpravy byly zbytečně komplikované, nebo nemožné.“

Nešlo tedy jen o výměnu technologie, ale o hledání partnera, který dokáže dlouhodobě reagovat na specifické potřeby resortu s komplexní nabídkou pobytů, wellness a individuálních poptávek.

Přechod na flexibilnější systém a lepší správa balíčků

Implementace Booking Engine a Channel Manager proběhla jako koordinovaný projekt hotelového týmu, Bookolo i webmasterů.

Klíčovou částí této fáze byla revize cenové politiky a struktury pobytových balíčků. Resort Maximus nabízí široké spektrum balíčků kombinujících ubytování a wellness služby – systém proto musel umožňovat maximální flexibilitu při jejich tvorbě.

Přechod na Bookolo tak neznamenal jen změnu systému, ale i zpřesnění a zlepšení způsobu, jak resort prodává své klíčové produkty.

Implementace Přehledná administrace Nárůst přímých rezervací „Implementace proběhla relativně „Největší přínos vidíme v přehledné „Po přechodu evidujeme nárůst hladce. Připravovali jsme se na ni s administraci, snadnější práci s přímých rezervací a lepší konverzi v celým týmem hotelu, Bookola i balíčky a cenami a bezproblémovém rezervačním procesu.“ webmasterů poctivě. Bookolo napojení na PMS.“ poskytlo součinnost, vstřícnou komunikaci a profesionální vedení celého procesu.“

Automatizace individuálních nabídek a rychlejší práce s poptávkami

Resort Maximus se dlouhodobě specializuje na wellness pobyty a firemní akce, které vyžadují individuální přístup ke každému hostovi. Na recepci a rezervační oddělení denně přichází e-mailové i telefonické poptávky na pobyty na míru – od kombinace ubytování a wellness až po specifické požadavky na služby, stravování nebo procedury. Manuální zpracování těchto poptávek bylo pro recepci i rezervační oddělení časově velmi náročné. Proto se ve druhé fázi spolupráce resort rozhodl implementovat modul Bookolo CRM – Offers, který tyto procesy zásadním způsobem automatizuje a zefektivňuje. Nasazení modulu Bookolo CRM Offers tento proces výrazně zjednodušilo. Tým resort získal možnost:

rychle vytvářet personalizované nabídky,

přehledně pracovat s doplňkovými službami,

posílat hostům profesionální nabídky s možností okamžitého potvrzení.

Efektivní správa individuálních nabídek

Na základě spolupráce s týmem Bookolo byl systém upraven tak, aby umožňoval vytvářet nabídky i pro služby a produkty, které nejsou součástí běžné online nabídky v booking engine. Důraz byl kladen nejen na finální formu nabídky zasílané hostovi e-mailem (s možností okamžitého potvrzení a dokončení rezervace), ale také na přehlednost a jednoduchost při její tvorbě na recepci.

Díky těmto úpravám se CRM Offers stal klíčovým nástrojem pro práci s individuálními poptávkami, zkrácení reakční doby a vyšší konverzi poptávek do rezervací. Resort Maximus tak získal efektivní nástroj pro obsluhu hostů s individuálními potřebami a současně moderní řešení, které odráží jeho prémiový charakter a osobní přístup k zákazníkům.

Výsledky se velmi rychle promítly i do každodenní praxe. Za první rok využívání bylo v modulu Bookolo CRM Offers vytvořeno přes 2000 nabídek a přibližně 70 % těchto nabídek bylo následně uzavřeno formou rezervace. CRM Offers se tak v Maximus Resortu stal důležitým nástrojem nejen pro rychlejší zpracování poptávek, ale i pro reálný obchodní výkon.

Bookolo Voucher Shop jako součást komplexního prodejního systému

Po úspěšném nasazení hlavních modulů Resort Maximus rozšířil spolupráci s Bookolo o Voucher Shop, který měl za cíl sjednotit, zefektivnit a celkově zlepšit správu i prodej dárkových poukazů.

Hlavní přínosy:

Propojení nabídky pobytových balíčků i ve formě voucherů – hosté tak mohou jednoduše zakoupit vybraný pobyt jako dárek a poukaz následně automaticky uplatnit v rezervačním systému Bookolo (Booking Engine).

Plná integrace s nově připravovaným webem resortu, který je navržen tak, aby byl nákup voucheru co nejvíce personalizovaný, vizuálně sladěný s brandem Maximus Resort a uživatelsky přehledný.

Jednotná správa nabídky voucherů v administraci Bookolo – personál může snadno spravovat typy, hodnoty i platnost voucherů napříč celým resortem.

Voucher Shop zároveň otevřel resortu další prodejní a marketingové scénáře – od dárkových nákupů až po sezónní promo kampaně zaměřené na přímé tržby.

Výsledky spolupráce

LEPŠÍ KONVERZI VYŠŠÍ PODÍL JEDNODUŠŠÍ SPRÁVU V REZERVAČNÍM PŘÍMÝCH REZERVACÍ BALÍČKŮ A CEN PROCESU

VYŠŠÍ PROVOZNÍ RYCHLEJŠÍ RYCHLEJŠÍ PRÁCI EFEKTIVITU RECEPCE KOMUNIKACI S INDIVIDUÁLNÍMI A REZERVAČNÍHO A PRUŽNĚJŠÍ POPTÁVKAMI ODDĚLENÍ ROZVOJ SYSTÉMU

„Bookolo vnímáme jako aktivního partnera. Oceňujeme hlavně rychlost reakcí a ochotu hledat řešení na míru.“ Důvěra ve spolupráci vyústila v listopadu 2024 v rozhodnutí migrovat na Bookolo i další hotel ze skupiny – Hotel Sen.

Závěr a doporučení

Příběh Maximus Resortu ukazuje, že přechod na nový rezervační systém nemusí znamenat jen technickou migraci. Při správném nastavení může jít o změnu, která zlepší přímý prodej, zjednoduší práci týmu a otevře prostor pro další rozvoj digitálních prodejních kanálů.

Při přechodu k Bookolo System můžete očekávat:

Zvýšení přímých Zvýšení konverzního Osobní přístup rezervací poměru

Detailní školení a Flexibilitu při řešení Intuitivnost systému snadné spuštění specifických požadavků systému

„Pokud hotel hledá moderní, uživatelsky přívětivý booking engine s kvalitní podporou, Bookolo je výborná volba.“