Automatizace manuálních rezervací

Resort Relax na Lipně je celoroční ubytovací a rekreační areál nacházející se v atraktivní turistické lokalitě u Lipenské přehrady. Nabízí kombinaci pohodlného ubytování, wellness služeb, sportovních aktivit a možností pro Iremní akce. Díky své poloze je oblíbeným cílem jak pro rodiny s dětmi, tak pro páry a Iremní klientelu hledající aktivní dovolenou nebo odpočinek v přírodě. Resort disponuje desítkami moderně vybavených pokojů a apartmánů, restaurací, wellness zónou a vlastním sportovním zázemím.

Základní informact Název hotelu: Hotel Resort Rela© Počet pokojů: přes 60 pokojâ

Počáteční situace a výzvy

O začátku spolupráce s Bookolo

Spolupráce s Bookolo byla zahájena v roce 2019 s cílem modernizovat rezervační proces, zefektivnit online prodej a časem vytvořit komplexní technologické řešení propojující všechny důležité oblasti provozu – od rezervací přes platby až po péči o hosta.

Výzva: Nepřehledná správa poptávek a o«ine rezervací

Po nasazení rezervačního systému Bookolo Booking Engine zaznamenal Resort Relax výrazný nárůst přímých online rezervací. Přesto však recepce nadále čelila vysokému počtu poptávek přes telefon a e-mail, zejména v případech, kdy hosté požadovali detailnější informace nebo speci×ckou kombinaci služeb. Tyto poptávky byly následně zpracované ručně – recepční vypracovali nabídku a zasílali ji hostům e-mailem. V případě, že host rezervaci potvrdil, bylo nutné její ruční zadání do systému. Tento proces s sebou nesl několik omezení:

Časová prodleva Nízká efektivita Omezená kontrol@ a přehled V okamžicích provozní špičky (např. Recepční museli ručně dohledávat při hromadných příjezdech a ceny, dostupnost a formulovat Vzhledem k tomu, že celý proces odjezdech) se zadání potvrzené nabídky e-mailem, což bylo časově probíhal mimo rezervační systém, rezervace do systému mohlo zdržet náročné a zatěžovalo tým v nebylo možné přesně sledovat o několik hodin, čímž vznikalo riziko exponovaných časech. objem těchto poptávek, konverzní overbookingu – rezervovaný termín poměr, ani další klíčová data důležitá se mezitím mohl zcela vyprodat. pro strategické řízení.

Manuální zpracování poptávek tak nejen zpomalovalo provoz a zatěžovalo recepci, ale zároveň zkreslovalo celkové statistiky výkonu resortu, protože část rezervací nebyla evidována v reálném čase a nebyla dostupnP v přehledných reportech systému Bookolo.

Řešení: Digitalizace poptávek pomocí Bookolo Hotelového CRM

V Bookolo vyvíjíme nové produkty na základě zpětné vazby z hotelového provozu. Cílem je automatizace časově náročných procesů. Na častý požadavek ohledně správy poptávek a ručních rezervací jsme v roce 2023 reagovali uvedením modulu Bookolo Hotelové CRM. Ten umožňuje evidovat poptávky přímo v systému, včetně zdroje, kontaktů a požadavků hosta. Recepce může snadno připravit nabídku dle dostupnosti a cen, upravit ji na míru a odeslat klientovi v přehledné podobě. Nabídky mají časové omezení a systém sleduje jejich výkon – kolik jich bylo vytvořeno, odesláno a potvrzeno. Hosté je mohou sami potvrdit kliknutím, které je přenese přímo do závěrečného kroku Bookolo Booking Engine. Rezervace se pak automaticky propíše do hotelového PMS bez zásahu recepce Resort Relax patřil mezi první hotely, které modul využily. Získali zjednodušení procesu, lepší přehled o výkonu a přímé napojení na další části systému Bookolo.

Přínosy Bookolo CRM v každodenním provozu

Cílem dlouhodobé strategie bylo zvyšování poměru přímých rezervací a snižování závislosti na provizních kanálech, které jsou z dlouhodobé pohledu velice nákladné a ušetřené prostředky je pak možné investovat do komfortu a pohodlí svých hostů.

Centralizace poptávek Úspora času na recepci všechny telefonické a e-mailové poptávky jsou nyní díky automatickému načítání cen a dostupnosti a gra2ckému evidovány přímo v systému, což eliminuje roztříštěnou generování nabídek odpadá nutnost manuálního dohledávání komunikaci a zajišťuje jednotný postup. a vypisování údajů.

Zrychlení zpracování poptávek Snížení rizika overbookingu nastavení časového limitu na zpracování a možnost přímého rezervace se po potvrzení hostem zapisují automaticky do odeslání nabídky z jednoho místa výrazně zkrátily dobu PMS systému, čímž se minimalizují provozní zpoždění a ruční reakce. chyby.

Lepší přehled a kontrola Zvýšení konverzí z poptávek systém poskytuje jasné statistiky o počtu poptávek, jejich hosté mají přehlednou a rychlou cestu k rezervaci bez zdrojích, době zpracování, konverzním poměru nabídek a nutnosti další komunikace, což zvyšuje pravděpodobnost dalším vývoji. dokončení rezervace.

Resort Relax zároveň potvrzuje, že po nasazení CRM modulu došlo k výraznému poklesu manuálně zpracovávaných rezervací, které dříve vznikaly výhradně prostřednictvím e-mailové nebo telefonické komunikace. Díky automatizac¨ a přímému propojení s Booking Engine jsou dnes téměř všechny poptávky odbaveny přímo skrze systém, a ruční zadávání rezervací do PMS je omezeno pouze na zcela specické případy, které vyžadují individuální řešení.

Zhodnocení spolupráce

Hodnocení dlouhodobé spolupráce z pohledu Resortu Relax

Zvýšení přímých rezervací díky rezervačnímu systému Bookolo.

Zefektivnění každodenní práce recepce využívající Bookolo CRM systém s propojení na všechny moduly.

Postupné rozšiřování používaných Bookolo produktů – od booking engine přes implementaci platební brány až po komplexní digitální marketing.

Vysoce hodnocená zákaznická podpora – rychlá, milá a spolehlivá komunikace.

Marketingová podpora od Newlogic přispěla k vyšším prodejům ubytování, balíčků až po dárkové poukazy (např. +80 % v období Vánoc u voucherů).

Vysoká uživatelská přívětivost systémů Bookolo – šetří čas a minimalizuje chyby v provozu.

Důvěra ve vývoj produktů – klient sleduje nové funkce a vnímá Bookolo jako dlouhodobého partnera.

„Spolupráce s Bookolo je skvělá. Systém nám již řadu let výrazně usnadňuje práci a pomáhá nám zefektivnit celý rezervační proces. Oceňujeme také profesionální přístup a support, který je vždy ochotný, milý a rychlý.“